ผู้ช่วยรับมืองานเอกสารระดับโปร Microsoft Office
ยังมีบริษัทไหนที่ไม่มีเอกสารให้ต้องการจัดการอยู่อีกไหม คิดว่าไม่น่ามีเลยนะ เพราะงานเอกสารนี่เป็นหลักฐานชั้นยอดและเป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร

ผู้ช่วยรับมืองานเอกสารระดับโปร Microsoft Office

ยังมีบริษัทไหนที่ไม่มีเอกสารให้ต้องการจัดการอยู่อีกไหม คิดว่าไม่น่ามีเลยนะ เพราะงานเอกสารนี่เป็นหลักฐานชั้นยอดและเป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรเลยก็ว่าได้ ตำแหน่งงานต่าง ๆ ในบริษัท เกือบเต็ม 100 เปอร์เซนต์ ต้องยุ่งเกี่ยวกับงานเอกสารกันทั้งสิ้น แล้วงานเอกสารมีตั้งมากมายและยุ่งยากขนาดนี้ พวกเขารับมือกันยังไงนะ ถึงทำงานส่งบอสกันได้ทันเวลา?
ผู้ช่วยหลัก ๆ ของทุกคนคงหนีไม่พ้นโปรแกรมนี้อย่างแน่นอน โปรแกรมที่ว่าคือ “Microsoft Office” หรือชุดโปรแกรมสำนักงานที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยบริษัทไมโครซอฟท์ (Microsoft) ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่าง ๆ มากมาย ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการไมโครซอฟท์วินโดวส์และแม็คอินทอช แล้วพัฒนาต่อเนื่องให้ใช้ได้ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ เริ่มเปิดตัว MS Office 1.0 ในปี 2533 (1990) แล้วพัฒนาเรื่อยมาถึง Office 2003 จึงเกิดการพัฒนาที่สำคัญคือเปลี่ยน User Interface และรูปแบบแฟ้มเป็น XML ใน Office 2007 ที่ออกจำหน่าย 30 มกราคม 2550 (2007) ปัจจุบันพัฒนาถึง Office 2019 ที่ทำงานบน Windows 10 ขึ้นไป แล้วบริษัท Microsoft ได้เปิดตัว Office 365 สำหรับองค์กร (Organization) ในเดือนตุลาคม 2553 (2010) โดยมีคุณสมบัติ (Features) ที่หลากหลายให้เลือกทั้ง Office Online (Free) , Business , Enterprise (Unlimited) , Personal , Home ซึ่งมีโปรแกรมในชุดมากมาย อาทิ Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive, Outlook, Teams เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมมีหน้าที่ในการจัดการเอกสารให้คุณอย่างไรนั้น เราจะยกตัวอย่างโปรแกรมที่คนนิยมใช้บ่อย ๆ มานำเสนอ ตามไปดูกันได้เลย
มาเริ่มกันที่โปรแกรมตัวท้อปอย่าง Microsoft Word เจ้าตัวนี้เป็นโปรแกรมประมวลผลคำใช้สำหรับการพิมพ์รายงานและเอกสาร ถัดมาที่ใช้งานกันเป็นประจำก็เจ้าตัวนี้แหละ เจ้า Microsoft Excel เป็นโปรแกรมตารางคำนวณใช้สำหรับจัดการและคำนวณข้อมูลในตาราง นักบัญชีและการเงินนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย มีสูตรต่าง ๆ มากมายที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการลงข้อมูล ตัวต่อมาเป็นขาประจำของนักพรีเซนต์ตัวยง เจ้า Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมนำเสนองานใช้สำหรับเสนอสไลด์ประกอบการบรรยาย เวลาประชุมกันทีไรได้เจอเขาโผล่หน้าจอแน่นอน ถัดมาเป็น Microsoft Access เป็นโปรแกรมระบบฐานข้อมูลใช้สำหรับบริหารจัดการฐานข้อมูล แบบฟอร์ม รายงาน และโมดูลในระบบเดียวกัน ส่วนเจ้า Microsoft InfoPath เป็นโปรแกรมสร้างแบบฟอร์มใช้สำหรับสร้างแบบฟอร์มที่ใช้งานได้ง่าย ตามด้วย Microsoft OneNote ที่เป็นโปรแกรมสมุดบันทึกดิจิทัลใช้สำหรับจดบันทึก รับสื่อมัลติมีเดีย เก็บไว้ แถมยังแชร์กันได้ด้วย ตัวนี้ผู้คนก็ใช้งานกันบ่อย ๆ เจ้า Microsoft Outlook คือโปรแกรมจัดการข้อมูลอีเมล์ใช้สำหรับจัดการกล่องจดหมาย ปฏิทิน ผู้ติดต่อ นัดหมาย และจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ เจ้า Microsoft Publisher คือโปรแกรมสร้างสื่อใช้สำหรับสร้างเอกสารได้หลากหลาย อาทิ จดหมายข่าว โบวชัวร์ คู่มือ หรือเว็บไซต์นั่นเองจ้า ครอบคลุมจบครบในโปรแกรมเดียวแบบนี้ สายงานเอกสารไม่มีติดเครื่องนี่เอ้าท์มาก ๆ นะ